Wszystkie terminy obowiązku KSeF w jednym miejscu: od kiedy wystawiać i odbierać faktury, co zrobić, gdy system nie działa, jakie kody QR umieścić na fakturze, jak się logować i co KSeF zmienia w JPK_V7M. Przy każdej sekcji podajemy podstawę prawną.
Stan prawny na 28 września 2026 r.Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system Ministerstwa Finansów, w którym wystawia się i odbiera faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje struktura logiczna FA(3), która zastąpiła FA(2). Po przyjęciu faktury KSeF nadaje jej numer KSeF i wydaje UPO — potwierdzenie przyjęcia.
Źródło: strona MF „Struktura logiczna FA(3)” (zmodyfikowana 30.04.2026).
| Data | Co się zmienia | Status | Podstawa |
|---|---|---|---|
| 1.02.2026 | Odbieranie faktur ustrukturyzowanych przez KSeF — wszystkie firmy (podatnicy z polskim NIP), także te, które same mogą jeszcze wystawiać faktury poza KSeF. | obowiązuje | komunikat MF z 26.03.2026 |
| 1.02.2026 | Wystawianie w KSeF — podatnicy, u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. | obowiązuje | art. 145l ustawy o VAT (Dz.U. 2025 poz. 1203) |
| 1.04.2026 | Wystawianie w KSeF — pozostali przedsiębiorcy i inne podmioty wystawiające faktury (z wyjątkami poniżej). | obowiązuje | art. 145l ustawy o VAT (Dz.U. 2025 poz. 1203) |
| do 31.12.2026 | Wyjątek: faktury elektroniczne lub papierowe poza KSeF, jeśli sprzedaż udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł (z VAT). Prawo przepada od faktury, którą limit przekroczono. | okres przejściowy | art. 145m ustawy o VAT |
| do 31.12.2026 | Wyjątek: faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących oraz paragony uznane za faktury (faktury uproszczone do 450 zł lub 100 euro) — poza KSeF. Według wyjaśnień MF nie wliczają się do limitu 10 000 zł. | okres przejściowy | art. 145n ustawy o VAT |
| 1.01.2027 | Koniec okresów przejściowych — KSeF obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. | od 1.01.2027 (bez zmian) | art. 145m i 145n; komunikat MF z 16.09.2026 |
| 1.01.2027 | Numer KSeF w przelewie za fakturę z KSeF między czynnymi podatnikami VAT (albo identyfikator zbiorczy); w podzielonej płatności numer KSeF w komunikacie przelewu. | stosuje się do płatności od 1.01.2027 | art. 108g i 108a ustawy o VAT |
| 1.01.2027 | Kary pieniężne za naruszenia obowiązków KSeF (art. 106ni) — według obecnego brzmienia ustawy. | uchwalone, jeszcze nie obowiązuje | Dz.U. 2025 poz. 1203 |
| 1.01.2028 | Przesunięcie kar na 1 stycznia 2028 r. | PROJEKT — nieuchwalony | projekt UD477 w RCL (23.09.2026) |
Źródła: strony MF „Podstawy prawne oraz kluczowe terminy” (zmod. 29.05.2026) i „Poniżej 10 000 zł”, komunikaty MF z 26.03.2026 i 16.09.2026, tekst ustawy w Dzienniku Ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1203).
W 2026 r. nie. Przepisy karne (art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 ustawy o VAT) według obecnego brzmienia ustawy wchodzą w życie 1 stycznia 2027 r., a Ministerstwo Finansów potwierdziło, że za 2026 r. sankcje za błędy w korzystaniu z KSeF nie będą nakładane.
Od 1 stycznia 2027 r. naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć karę do 100% kwoty podatku z faktury, a przy fakturze bez podatku — do 18,7% kwoty należności ogółem. Kara dotyczy m.in.:
Źródła: Dz.U. 2025 poz. 1203 (art. 23 pkt 4 ustawy z 16.06.2023 w brzmieniu nadanym tą ustawą), komunikaty MF z 26.03.2026 i 16.09.2026, projekt UD477 w RCL.
Przepisy przewidują cztery sytuacje, w których fakturę wystawia się poza bieżącym połączeniem z KSeF. Różnią się terminem przesłania faktury do systemu.
| Tryb | Na czym polega | Termin przesłania do KSeF | Podstawa |
|---|---|---|---|
| offline24 | Faktura zgodna ze wzorem FA(3) wystawiona poza bieżącym połączeniem z KSeF i przesyłana do systemu później. | Niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia. | art. 106nda ust. 2 |
| niedostępność KSeF | Niedostępność systemu ogłoszona przez Ministerstwo Finansów. | W następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności. | art. 106nh ust. 2 |
| awaria | Awaria KSeF ogłoszona przez MF w Biuletynie Informacji Publicznej albo w API KSeF. | W ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii. Kolejny komunikat o awarii w tym czasie uruchamia liczenie od nowa. | art. 106nf ust. 4 |
| awaria całkowita | Całkowita awaria systemu. | Faktur nie przesyła się do KSeF i nie umieszcza się na nich kodów QR. | art. 106ng |
Źródła: ustawa z 16.06.2023 (Dz.U. 2023 poz. 1598) i ustawa z 5.08.2025 (Dz.U. 2025 poz. 1203), tabela trybów wystawiania faktur MF z 24.02.2026. W 2026 r. terminów nie zmieniano.
Od 1 lutego 2026 r. rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF (§ 9) wymaga kodów QR na fakturach udostępnianych poza KSeF — w PDF, na wydruku, w e-mailu.
Umieszcza się go na każdej fakturze przesłanej do KSeF, która jest używana lub udostępniana poza systemem — także w zwykłym trybie online. Pod kodem podaje się numer KSeF faktury. Kod prowadzi do weryfikacji w serwisie MF (qr.ksef.mf.gov.pl) i jest zbudowany m.in. z NIP-u, daty wystawienia i skrótu pliku faktury.
Faktura offline udostępniona nabywcy przed przesłaniem do KSeF ma dwa kody: KOD I z napisem OFFLINE pod kodem oraz KOD II z napisem CERTYFIKAT. KOD II potwierdza tożsamość wystawcy i jest podpisywany certyfikatem KSeF typu Offline — według dokumentacji API MF certyfikat typu Uwierzytelnianie nie może generować KODU II. Przy awarii całkowitej faktura nie ma kodów QR.
Źródła: rozporządzenie MFiG z 12.12.2025 (Dz.U. 2025 poz. 1815, § 9), dokumentacja API KSeF MF (kody-qr.md). Wymagana norma kodu: ISO/IEC 18004:2024.
Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF przewiduje kilka metod uwierzytelniania:
Węzeł Krajowy i kwalifikowany podpis to metody dla osób fizycznych; podmiot, który nie jest osobą fizyczną, uwierzytelnia się pieczęcią kwalifikowaną, tokenem albo certyfikatem KSeF. Podpis zaufany jako osobna metoda działał do 13 lutego 2026 r.; od 14 lutego 2026 r. logowanie odbywa się przez Węzeł Krajowy.
Jeden certyfikat nie łączy obu funkcji. Certyfikat jest ważny najwyżej 2 lata. Tokeny i certyfikaty wygenerujesz w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (ap.ksef.mf.gov.pl) albo przez API KSeF.
Rozporządzenie (§ 13 ust. 1 pkt 1) dopuszcza logowanie tokenem do 31 grudnia 2026 r. Po zalogowaniu tokenem nie da się wytworzyć certyfikatu KSeF (§ 13 ust. 2).
Źródła: rozporządzenie MFiG z 12.12.2025 (Dz.U. 2025 poz. 1815), rozporządzenie z 13.02.2026 (Dz.U. 2026 poz. 169), strona MF „Certyfikaty KSeF”, „Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0” (pyt. 39).
Od rozliczenia za luty 2026 r. obowiązują struktury JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3) (część deklaracyjna VAT-7 wariant 23 i VAT-7K wariant 17) — rozporządzenie MFiG z 12.12.2025 (Dz.U. 2025 poz. 1800). To opis wymogów prawa dla każdego podatnika, niezależnie od programu, którym przygotowuje ewidencję.
Każda faktura w ewidencji sprzedaży i zakupu ma numer KSeF albo jedno z oznaczeń:
Kody GTU_01–GTU_13 pozostają bez zmian. W wersji (3) nie ma oznaczeń MPP, SW ani EE (adnotacja o podzielonej płatności zostaje na fakturze FA(3)). Procedury oznacza się m.in. symbolami WSTO_EE, IED, TP, TT_WNT, TT_D, MR_T, MR_UZ, I_42, I_63. Do 31 grudnia 2026 r. oznaczenie FP obejmuje także faktury wystawione przy użyciu kas rejestrujących.
Źródła: Dz.U. 2025 poz. 1800, broszura MF „JPK_VAT z deklaracją od 1 lutego 2026 r.”, schemat JPK_V7M(3) w Centralnym Repozytorium Wzorów.
Tak — dla płatności dokonanych od 1 stycznia 2027 r. Czynny podatnik VAT, który płaci przelewem innemu czynnemu podatnikowi VAT (status sprawdza się na białej liście na dzień płatności) za fakturę z KSeF — także wystawioną offline24 albo w czasie niedostępności — podaje w tytule numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF. Przy poleceniu zapłaty obowiązek ma wystawca faktury. W podzielonej płatności numer KSeF zastępuje numer faktury w komunikacie przelewu. Przepis przewiduje wyjątki (art. 108g ust. 4).
Identyfikator zbiorczy ma 35 znaków i obejmuje od 2 do 10 000 faktur jednego sprzedawcy — według Podręcznika KSeF 2.0 cz. III.
Źródła: art. 108a i 108g ustawy o VAT oraz art. 17 ustawy z 16.06.2023 w brzmieniu Dz.U. 2025 poz. 1203; Podręcznik KSeF 2.0 cz. III (sierpień 2026).
Obowiązek wystawiania w KSeF nie dotyczy faktur wystawianych (art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT):
Rozporządzenie MFiG z 7.12.2025 (Dz.U. 2025 poz. 1740) zwalnia z KSeF m.in. faktury za przejazd płatną autostradą i bilety jednorazowe (przy węższym zakresie danych), opłaty trasowe EUROCONTROL, niektóre usługi zwolnione z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37–41) oraz samofakturowanie, gdy nabywca albo sprzedawca nie ma NIP-u.
Źródła: Dz.U. 2023 poz. 1598 (art. 106ga), Dz.U. 2025 poz. 1203, Dz.U. 2025 poz. 1740.
Od 1 lutego 2026 r. — podatnicy, u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. — pozostali przedsiębiorcy. Do 31 grudnia 2026 r. poza KSeF można jeszcze wystawiać faktury, gdy miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł z VAT, oraz faktury przy użyciu kas rejestrujących. Od 1 stycznia 2027 r. KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.
Nie. Kary z art. 106ni ustawy o VAT według obecnego brzmienia przepisów wchodzą w życie 1 stycznia 2027 r., a Ministerstwo Finansów potwierdziło, że za 2026 r. sankcje nie będą nakładane. Rządowy projekt UD477 z 23 września 2026 r. zakłada przesunięcie kar na 1 stycznia 2028 r., ale na dzień 28 września 2026 r. jest to wyłącznie projekt.
W trybie offline24 — najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia. Przy niedostępności KSeF ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów — w następnym dniu roboczym po jej zakończeniu. Przy ogłoszonej awarii — w ciągu 7 dni roboczych od dnia jej zakończenia. W razie awarii całkowitej faktur nie przesyła się do KSeF.
Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF dopuszcza logowanie tokenem do 31 grudnia 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało utrzymanie tokenów bezterminowo, ale na dzień 28 września 2026 r. nowelizacja rozporządzenia nie została opublikowana. Bezpieczniej przygotować certyfikat KSeF typu Uwierzytelnianie.
Nie. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej można wystawiać w KSeF dobrowolnie. Konsument dostaje fakturę w sposób z nim uzgodniony.
Każda faktura w ewidencji ma numer KSeF albo jedno z oznaczeń: OFF — faktura z trybu awaryjnego, która w dniu złożenia ewidencji nie ma numeru; BFK — faktura wystawiona poza KSeF, np. w okresie przejściowym albo dla konsumenta; DI — dowód inny niż faktura, a według objaśnień Ministerstwa Finansów także faktura z trybu offline24 lub z okresu niedostępności KSeF, która nie ma jeszcze numeru. Oznaczenie DI po nadaniu numeru należy skorygować.
Tak, dla płatności dokonanych od 1 stycznia 2027 r. Czynny podatnik VAT, który płaci przelewem innemu czynnemu podatnikowi VAT za fakturę z KSeF, podaje numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF (art. 108g ustawy o VAT).
KSeF Integro: pakiet Free za 0 zł, bez limitu liczby faktur. Bez karty kredytowej.
Załóż darmowe konto → Co jest w pakiecie Free?