Bez opłat za przeniesienie danych. Poniżej uczciwie: co przenosimy automatycznie, a co zostaje w dotychczasowym programie.
Faktury, które dostawcy wystawili Ci w KSeF, pobieramy prosto z Krajowego Systemu e-Faktur — nie trzeba ich przepisywać ani eksportować ze starego programu. Po połączeniu firmy z KSeF wybierasz, od kiedy pobrać faktury (np. 30 dni, rok albo cały okres od startu KSeF). Starsze dociągniesz później w programie: Przeniesienie danych → Historia faktur z KSeF. Ponowne pobranie tego samego okresu nie dubluje faktur — rozpoznajemy je po numerze KSeF.
Ile to trwa? Pobieranie działa w tle, a tempo wyznacza Ministerstwo Finansów: dla jednego NIP-u KSeF przyjmuje ok. 20 zapytań o listę faktur i 64 pobrania pojedynczej faktury na godzinę — wspólnie z innymi programami, których używasz. Kilkaset faktur to zwykle kilka godzin, kilka tysięcy — ponad dobę. Faktury pojawiają się na liście stopniowo; program pokazuje, ile już pobrał.
Dostawców z pobranych faktur zakupowych dopisujemy do kartoteki automatycznie (NIP, nazwa, adres). Klientów i dane, których nie ma w fakturach (e-mail, telefon, numer konta, termin płatności), zaimportujesz z pliku CSV albo XLSX wyeksportowanego ze starego programu — z podglądem i przypisaniem kolumn. Kontrahent z tym samym NIP-em zostanie zaktualizowany, nie zdublowany.
Katalog towarów zaimportujesz z pliku CSV/XLSX do Magazynu (nazwa, kod, EAN, PKWiU, jednostka, cena, stawka VAT). Towar z tym samym kodem albo EAN-em zostanie zaktualizowany. Sprzedajesz na Allegro albo w sklepie internetowym? Towary z ofert pobierzesz w module sprzedaży wielokanałowej.
W Ustawienia → Sprzedaż → Numeracja wpisujesz, od którego numeru ma zacząć się pierwsza faktura wystawiona w KSeF Integro — np. jeśli w starym programie skończyłeś na 143, następną wystawisz jako 144.
Importu plików EDI++ (Subiekt), JPK_FA ani XML (Optima, Symfonia) nie mamy — kontrahentów i towary przenosisz eksportem do CSV/XLSX.
Rejestracja zajmuje minutę. Pakiet Free wystarczy do przeniesienia danych.
W programie: Połączenie i synchronizacja. Zalecamy certyfikat KSeF typu Uwierzytelnianie; możesz też użyć tokenu. Oba wygenerujesz w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (ap.ksef.mf.gov.pl). W kreatorze wybierasz, od kiedy pobrać faktury zakupowe.
W starym programie wyeksportuj listę kontrahentów (i ewentualnie towarów) do CSV albo XLSX, a potem w programie otwórz Przeniesienie danych i wgraj plik. Kodowanie UTF-8 i Windows-1250 rozpoznajemy sami; nagłówki eksportu Subiekta (kh_…) przypisujemy automatycznie.
Wpisz numer, od którego ma zacząć się pierwsza faktura (Ustawienia → Sprzedaż → Numeracja). Od tej chwili wystawiasz faktury w KSeF Integro.
Bez karty kredytowej. Pakiet Free wystarczy do przeniesienia danych.
Zarejestruj się →kh_Nazwa, kh_NIP, kh_KodPocztowy…) przypisujemy do pól automatycznie. Pliki w kodowaniu Windows-1250 czytamy poprawnie.Tak. KSeF przechowuje fakturę jako plik XML — z niego pokazujemy pozycje, dane płatności i wydruk. Treść (plik XML) dociąga się czasem chwilę po samym nagłówku faktury; program pokazuje, ile faktur jeszcze na nią czeka.
Tak — ustawiasz numer, od którego zaczyna się pierwsza faktura wystawiona u nas (Ustawienia → Sprzedaż → Numeracja). Samych faktur sprzedaży ze starego programu nie przenosimy.
Synchronizacja zapamiętuje, dokąd doszła, i przy następnym przebiegu kontynuuje od tego miejsca. Faktury już pobrane nie dublują się. Jeśli coś nie działa — napisz na kontakt@ksefintegro.pl, pomożemy.
Tak, przez okres przejściowy. Pamiętaj tylko, że faktury sprzedaży wystawiaj w jednym programie, żeby nie rozjechała się numeracja, i że limit zapytań do KSeF jest wspólny dla obu programów.
Dokumentów kadrowych nie ma w KSeF. Ich przeniesienie ustalamy indywidualnie przy wdrożeniu.