Wzór zgodny z art. 30 RODO · Wersja 1.0 (2026-05-01) · KSeF Integro / NOWART
| Nazwa firmy | [NAZWA FIRMY] |
| NIP / REGON | [NIP] / [REGON] |
| Adres siedziby | [ADRES] |
| Inspektor Ochrony Danych (IOD) | [IMIĘ NAZWISKO IOD lub "Nie powołano"] |
| Email IOD | [IOD@FIRMA.PL] |
Każda czynność przetwarzania = osobny wpis. Poniżej szablony dla najczęstszych operacji w firmach korzystających z KSeF Integro:
| Cel przetwarzania | Wystawianie faktur VAT dla kontrahentów + przesyłanie do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) |
| Podstawa prawna | Art 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) + lit. c (obowiązek prawny — Ustawa o VAT, Ustawa o rachunkowości) |
| Kategorie osób | Klienci, kontrahenci (osoby fizyczne prowadzące działalność, dane przedstawicieli osób prawnych) |
| Kategorie danych | NIP, nazwa firmy, adres, e-mail, telefon, numer konta bankowego, kwoty transakcji |
| Odbiorcy | Ministerstwo Finansów (KSeF api), NOWART (Procesor systemu), biuro rachunkowe (jeśli zewnętrzne), kontrahent (faktura) |
| Transfer poza EOG | Brak (KSeF MF — Polska) |
| Czas przechowywania | 5 lat od końca roku podatkowego (Ustawa o rachunkowości art. 74) |
| Środki techniczne | HTTPS, AES-256-GCM dla tokenów KSeF, backup codzienny 30 dni |
| Cel | Automatyczne pobieranie faktur od dostawców z KSeF + archiwizacja |
| Podstawa prawna | Art 6 ust. 1 lit. c RODO + Ustawa o VAT (od 1.02.2026 obowiązkowe) |
| Kategorie osób | Dostawcy (osoby fizyczne prowadzące działalność) |
| Kategorie danych | NIP dostawcy, kwoty, opisy pozycji, GTU |
| Odbiorcy | NOWART (Procesor), biuro rachunkowe |
| Czas | 5 lat od końca roku podatkowego |
| Cel | Realizacja umowy o pracę, prowadzenie e-Teczki (od 2019 — Kodeks Pracy art. 94¹), ewidencja czasu pracy, naliczanie wynagrodzeń |
| Podstawa prawna | Art 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa) + lit. c (Kodeks Pracy, Ustawa o ZUS, Ustawa o PIT) + Art 9 ust. 2 lit. h (dane medyczne — badania) |
| Kategorie osób | Pracownicy, byli pracownicy |
| Kategorie danych | Imię, nazwisko, PESEL, adres, dane bankowe, wynagrodzenie, urlopy, zwolnienia, badania medyczne (Art 9 RODO — szczególna kategoria) |
| Odbiorcy | ZUS, US, PFRON, NOWART (Procesor), biuro rachunkowe |
| Czas | 10 lat od końca roku zatrudnienia (KP art. 94 pkt 9b — od 2019) |
| Cel | Wysyłka newsletterów, ofert handlowych, informacji o nowościach |
| Podstawa prawna | Art 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda dobrowolna) + Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną |
| Kategorie osób | Klienci, potencjalni klienci, subskrybenci newslettera |
| Kategorie danych | E-mail, imię, ewentualnie firma + dane o aktywności (klik linku) |
| Odbiorcy | Operator usługi e-mail (np. Mailchimp, SendGrid) |
| Transfer poza EOG | Możliwy do USA (SCCs UE) — w zależności od wyboru operatora |
| Czas | Do wycofania zgody |
| Cel | Zapewnienie bezpieczeństwa, ochrona mienia, kontrola jakości pracy (Kodeks Pracy art. 22²) |
| Podstawa prawna | Art 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes) + Kodeks Pracy art. 22² (po pisemnym poinformowaniu pracownika 14 dni przed) |
| Kategorie osób | Pracownicy, goście biura |
| Kategorie danych | Wizerunek (kamery), e-mail (monitoring poczty służbowej — z ograniczeniami), historia stron www (jeśli stosowane) |
| Odbiorcy | Pracodawca, ewentualnie firma ochrony |
| Czas | 3 miesiące (rozszerzenie wymaga uzasadnienia + zgody Inspektora Pracy) |
| Cel | Prowadzenie ksiąg rachunkowych, sporządzanie deklaracji podatkowych |
| Podstawa prawna | Art 6 ust. 1 lit. c RODO (Ustawa o rachunkowości) + umowa powierzenia DPA z biurem |
| Kategorie osób | Pracownicy, kontrahenci |
| Kategorie danych | Wszystkie potrzebne do księgowości |
| Odbiorcy | Biuro rachunkowe |
| Czas | Zgodnie z Ustawą o rachunkowości |
Stosowane technologiczne i organizacyjne środki ochrony zgodnie z art. 32 RODO:
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych:
Rejestr aktualizowany jest:
Data ostatniej aktualizacji: [DATA]
Osoba odpowiedzialna: [IMIĘ NAZWISKO] ([STANOWISKO])